Theo sự chỉ đạo của Tỉnh ủy cùng với sự nỗ lực Ban giám hiệu tập thể CCVC nhà trường trong một thời gian dài, đến tháng 4/2014, Trường Chính trị tỉnh Long An chính thức bắt tay vào tìm hiểu và trang bị phần mềm thư viện điện tử Libol với 7 phân hệ gồm biên mục, bổ sung, opac, quản lý, bạn đọc, lưu thông, ấn phẩm định kỳ. Qua thời gian sử dụng thử nghiệm với các chức năng được hướng dẫn, trường đã nghiệm thu 2 phân hệ (biên mục, quản lý) đưa vào sử dụng chính thức. Trong quá trình vận hành chính thức, phần mềm bước đầu cho thấy được những hiệu quả nhất định, như:

Thứ nhất, phần mềm đã hỗ trợ cho thủ thư trong công tác: biên mục tài liệu vào kho sách; giúp cho công tác biên mục được dễ dàng hơn, bớt nhiều sổ sách lưu trữ. Thực hiện biên mục trên phần mềm với các biểu mẫu biên mục có sẵn với mọi trường theo tiêu chuẩn MARC 21 phiên bản được tu chỉnh tháng 3/2000, hỗ trợ các khung phân loại BBK, UDC, ĐC, LC, … Sách sau khi đã được nhập vào kho sẽ có mã số đăng ký cá biệt và nhãn sách theo khuôn dạng được thiết kế đảm bảo phục vụ các công tác liên quan.

Thứ hai, thông qua việc nhập liệu thông tin bạn đọc vào phần mềm với các thông tin cơ bản của học viên, lớp học, … giúp công tác quản lý mượn trả sách trong kho trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Những tác nghiệp này trước đây thủ thư làm theo lối thủ công, mất khá nhiều thời gian.

Thứ ba, phần mềm này đã tạo môi trường khai thác thông tin thuận lợi cho học viên tìm tin nhanh chóng, chính xác. Cùng với việc tích hợp các máy móc hiện đại thay thế cho các công cụ truyền thống như: phích, thẻ giấy …. giúp giảm thời gian tìm kiếm và chờ đợi được đáp ứng thông tin của bạn đọc.

Tuy nhiên, do bước đầu đưa vào sử dụng, bên cạnh những thuận lợi mà phần mềm thư viện điện tử đã mang lại, vẫn còn nhiều bất cập còn tồn tại:

Một là, phần mềm thư viện điện tử gồm nhiều phân hệ hoạt động đồng bộ với nhau và đồng bộ với phần mềm đào tạo của trường. Tuy nhiên, hiện tại một vài phân hệ vẫn còn bất cập dẫn đến hoạt động thiếu ổn định. Đơn vị sửa chữa thiếu chuyên nghiệp, thực hiện công việc qua loa dẫn đến sự cố phần mềm khắc phục không triệt để, gây xung đột hệ thống thường xuyên.

Hai là, tại mục quản lý bạn đọc vào thời điểm được trang bị, học viên được cơ cấu trực thuộc khoa (giống tính chất sinh viên của các trường cao đẳng, đại học). Tính chất này không phù hợp với đặc diểm học viên của trường chính trị tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Sau nhiều lần sửa chữa, khác biệt này đã dần được khắc phục, nhưng cũng làm ảnh hưởng đến tính đồng bộ thông tin học viên bạn đọc từ phần mềm đào tạo. Hiện nay, phần mềm không thể cập nhật ổn định thông tin từ phần mềm đào tạo, thủ thư phải tự nhập, thay đổi thông tin của của từng học viên.

Ba là, phần mềm thiếu ổn định, trong phân hệ biên mục đôi lúc phần mềm chạy chậm và treo khi thực hiện ở các bước xếp giá ấn phẩm sách, mục bổ sung có chức năng in nhãn tài liệu đôi lúc không thực hiện được. Đôi lúc phần mềm gặp lỗi không thể đăng nhập vào sử dụng, lỗi này đã được khắc phục nhiều lần nhưng vẫn diễn ra.

Bốn là, phần mềm hiện tại chỉ có thể sử dụng nội bộ tại trường, và hoạt động ổn định trên trình duyệt Internet Explorer, điều này gây nhiều khó khăn cho các bạn đọc ở xa muốn tiếp cận nguồn tài liệu của thư viện trường để tìm hiểu thông tin và truy cập tài liệu ở thư viện.

Ngoài ra, công tác phối hợp, quản lý, phát hành, cập nhật các phiên bản phần mềm ứng dụng còn chưa tốt, vẫn còn tình trạng gây lỗi sau khi cập nhật, dẫn đến tâm lý e ngại từ phía người sử dụng. Việc bổ sung, hiệu chỉnh các yêu cầu nghiệp vụ, quản lý, điều hành cũng như các tiện ích hỗ trợ cho người sử dụng đôi khi chưa kịp thời, dẫn đến giảm hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý chưa thật hiệu quả.

Từ thực tiễn phần mềm của Trường Chính trị tỉnh Long An, Trong quá trình tìm hiểu, trao đổi học hỏi kinh nghiệm, Trường Chính trị tỉnh Bình Thuận đã đúc kết nhiều kinh nghiệm hữu ích để vận dụng trong quá trình thực hiện phần mềm thư viện điện tử tại trường, xin nêu một số đề xuất:

Một là, nhà trường phải lựa chọn đơn vị (công ty viết phần mềm) uy tín, am hiểu về hoạt động của hệ thống các trường chính trị tỉnh, thành phố nói chung, Trường Chính trị tỉnh Bình Thuận nói riêng để viết phần mềm phù hợp với điều kiện, đặc trưng của đơn vị. Đồng thời, phải gắn bó lâu dài, liên tục với trường (ít nhất là trong thời gian 05 năm) từ giai đoạn khảo sát, viết phần mềm, vận hành thử nghiệm, cho đến khi phần mềm được sử dụng chính thức.

Hai là, phân công cá nhân (chuyên viên) Phòng TCHC, TLTV và Phòng QLĐT- NCKH am hiểu cả nghiệp vụ thư viện và công nghệ thông tin đồng hành cùng với công ty trong quá trình xây dựng phần mềm. Đây được xem là một trong các nhân tố có tính chất quyết định cho việc tác nghiệp trong chuyên môn giữa đôi bên từ khâu khảo sát, viết, thử nghiệp, vận hành …

Ba là, công tác hỗ trợ, khắc phục các sự cố về ứng dụng và hạ tầng còn gặp khó khăn, thời gian xử lý kéo dài do hạn chế về trình độ của cán bộ quản trị hệ thống. Công tác phối hợp giữa các đơn vị trong xây dựng, triển khai ứng dụng các phần mềm chưa đồng bộ, dẫn đến tình trạng nhiều phần mềm có sự trùng lặp về tính năng sản phẩm, gây lãng phí về chi phí và thời gian.

Bốn là, nhà trường phải quan tâm, chỉ đạo kịp thời, thường xuyên theo dõi, giám sát và mạnh dạn từ chối tiếp nhận khi phần mềm không đảm bảo các yêu cầu trường đã đề ra.

Vì vậy, thời gian tới, Trường Chính trị tỉnh Bình Thuận sẽ xây dựng cấu trúc tổng thể, tiêu chuẩn công nghệ, cấu trúc dữ liệu cho các phần mềm, đảm bảo tính tích hợp và mở rộng ứng dụng. Tất cả các phần mềm dùng chung và phần mềm đặc thù do các đơn vị phát triển phải tuân thủ theo cấu trúc dữ liệu chung và phải được thử nghiệm tại trường, rút ra mặt được cũng như hạn chế và thông qua trước khi thực hiện./.